سرویس Notion، یک میز کار دیجیتال برای یادداشت، پروژه و نظم فکر
به گزارش مجله جام جهان، تقریبا همه ما این تجربه را داشته ایم که یادداشت هایمان در یک اپلیکیشن است، کارهایمان در یک ابزار دیگر، فایل ها در جایی جدا و برنامه ریزی ها در تقویمی که با هیچ کدام هماهنگ نیست. نتیجه چیزی جز آشفتگی ذهنی نیست. هر بار برای انجام یک کار ساده باید بین چند سرویس جابه جا شویم و در نهایت هم حس می کنیم کنترل کاملی روی جریان کار نداریم.
اینجا دقیقا جایی است که Notion وارد می گردد. نُوشن خودش را به عنوان یک سرویس همه چیز در یک جا معرفی می نماید، اما این فقط یک شعار تبلیغاتی نیست. Notion کوشش می نماید تمام ابزارهایی را که برای نوشتن، برنامه ریزی، مدیریت پروژه، مستندسازی و حتی ساخت اپلیکیشن های ساده احتیاج دارید، در یک محیط واحد جمع کند.
چیزی که Notion را متفاوت می نماید این نیست که فقط امکانات زیادی دارد، بلکه این است که به کاربر اجازه می دهد همه چیز را مطابق فکر خودش بسازد. نه مجبورید طبق قالب های از پیش معین شده جلو بروید و نه درگیر پیچیدگی ابزارهای سازمانی سنگین می شوید. اگر کاربر فردی باشید که دوست دارد سیستم شخصی خودش را طراحی کند، Notion خیلی زود تبدیل به مرکز ثقل کارهای روزانه تان می گردد.
در ادامه این مطلب، قدم به قدم آنالیز می کنیم که Notion از کجا آمده، چه احتیاجی باعث تولدش شده و امروز دقیقا چه کارهایی را می تواند برای کاربران مختلف انجام دهد.
سایت Notion
اپلیکیشن اندروید
اپلیکیشن ios
تاریخچه سرویس و احتیاجی که باعث تولد Notion شد
ایده Notion از یک مشکل قدیمی شروع شد. تیم سازنده آن متوجه شده بود که ابزارهای کاری دیجیتال یا بیش از حد ساده اند و خیلی زود به بن بست می خورند، یا آن قدر پیچیده هستند که کاربر عادی نمی تواند با آن ها ارتباط برقرار کند. فاصله ای عجیب بین ابزارهای شخصی مثل اپلیکیشن های یادداشت برداری و ابزارهای سازمانی سنگین وجود داشت.
Notion در سال 2013 به عنوان یک پروژه کوچک شکل گرفت و هدفش ساخت محیطی بود که هم برای فرد مستقل قابل استفاده باشد و هم برای تیم های بزرگ. نسخه های اولیه چندان پایدار نبودند و حتی مدتی پروژه تقریبا متوقف شد. اما همین توقف باعث بازطراحی اساسی سرویس شد و Notion با تمرکز بر ساختار بلوکی و انعطاف پذیر دوباره به دنیا آمد.
ایده اصلی ساده اما عمیق بود. هر چیزی یک بلوک است. متن، تصویر، جدول، فهرست، تقویم یا حتی یک پایگاه داده. کاربر می تواند این بلوک ها را کنار هم بچیند و سیستم موردنظرش را بسازد. این نگاه باعث شد Notion نه صرفا یک اپلیکیشن، بلکه یک بستر برای ساخت ابزارهای شخصی و تیمی باشد.
احتیاجی که Notion به آن پاسخ داد، احتیاج به تمرکز و یکپارچگی بود. اینکه کاربر مجبور نباشد برای هر نوع کار فکری سراغ سرویس جداگانه ای برود. از همان ابتدا معین بود که Notion می خواهد جای چند ابزار را با هم بگیرد، نه اینکه فقط یک کار را بهتر انجام دهد.
سیر پیشرفت، رشد کاربران و گروه های استفاده نماینده
رشد Notion آهسته اما پیوسته بود. برخلاف بسیاری از سرویس ها که با تبلیغات سنگین شناخته می شوند، Notion بیشتر با توصیه کاربران به یکدیگر رشد کرد. دانشجویان، برنامه نویس ها، نویسندگان و فریلنسرها جزو اولین گروه هایی بودند که به آن علاقه نشان دادند.
با اضافه شدن قابلیت دیتابیس ها، تقویم های پویا و همکاری تیمی، پای Notion به شرکت های کوچک و استارتاپ ها هم باز شد. بعدها سازمان های بزرگ تر هم برای مستندسازی داخلی و مدیریت پروژه های سبک به آن روی آوردند. امروز میلیون ها کاربر فعال در سراسر جهان از Notion استفاده می نمایند، از کاربر انفرادی گرفته تا تیم های چندصد نفره.
جذابیت Notion در این است که برای هر گروهی معنای متفاوتی دارد. برای دانشجو یک دفترچه هوشمند است. برای نویسنده یک فضای متمرکز برای فکر و متن. برای مدیر پروژه یک داشبورد قابل شخصی سازی. برای تیم محصول یک مرکز مستندات و برنامه ریزی.
این انعطاف باعث شده Notion نه به یک قشر خاص، بلکه به طیف وسیعی از کاربران خدمت بدهد. هر کسی می تواند نسخه ای از Notion را داشته باشد که کاملا با احتیاجهایش هماهنگ است، بدون اینکه مجبور باشد امکانات اضافی و بلااستفاده را تحمل کند.
کاربرد دقیق سرویس Notion در عمل
اگر بخواهیم Notion را دقیق و بدون اغراق توصیف کنیم، باید بگوییم یک محیط ساختارمند برای فکر کردن و کار کردن است. شما می توانید در آن یادداشت بنویسید، اما این یادداشت ها می توانند تبدیل به بخشی از یک سیستم بزرگ تر شوند. مثلا یادداشت های روزانه که به پروژه ها لینک شده اند یا وظایفی که در دل یک مقاله تعریف شده اند.
Notion امکان ساخت دیتابیس های سفارشی را می دهد. دیتابیس هایی که می توانند به شکل جدول، فهرست، تقویم یا برد دیده شوند. این یعنی یک اطلاعات واحد را می توانید از زاویه های مختلف ببینید. چیزی که در ابزارهای سنتی یادداشت برداری وجود ندارد.
کاربرد دیگر Notion در مستندسازی است. چه مستندات شخصی مثل یادگیری ها و ایده ها، چه مستندات تیمی مثل راهنمای داخلی یا ویکی شرکت. همه چیز در یک ساختار قابل جست وجو و لینک پذیر قرار می گیرد.
در کنار این ها، Notion برای مدیریت کارهای روزانه هم استفاده می گردد. اما نه به شکل یک اپلیکیشن ساده To-Do. کارها می توانند بخشی از پروژه باشند، به زمان، اولویت و مسئول متصل شوند و در گزارش ها دیده شوند.
شرایط قیمت گذاری و نسخه رایگان
Notion به صورت پایه یک نسخه رایگان دارد که برای کاربران فردی کاملا کاربردی است. در نسخه رایگان می توانید یادداشت بنویسید، دیتابیس بسازید و از بیشتر قابلیت های اصلی بهره ببرید. برای بسیاری از کاربران شخصی، همین نسخه کاملا جواب می دهد.
نسخه های پولی بیشتر برای تیم ها و کاربرانی طراحی شده که به فضای ذخیره سازی بیشتر، تاریخچه تغییرات طولانی تر و امکانات همکاری پیشرفته احتیاج دارند. هزینه اشتراک در مقایسه با ابزارهای سازمانی مشابه، منطقی و قابل توجیه است، به خصوص اگر جای چند سرویس دیگر را بگیرد.
اگر کاربر انفرادی هستید، احتمالا مدت ها بدون پرداخت هزینه می توانید از Notion بهره ببرید. اما اگر در تیم کار می کنید یا می خواهید Notion به ستون اصلی کارتان تبدیل گردد، نسخه پولی ارزش هزینه کرد را دارد.
شیوه استفاده از Notion در زندگی واقعی
کار با Notion برخلاف تصور اولیه، ساده شروع می گردد. اولین صفحه ای که می سازید، می تواند فقط یک متن خالی باشد. همین سادگی نقطه قوت سرویس است. شما مجبور نیستید از همان ابتدا ساختار پیچیده ای تعریف کنید. می توانید بنویسید، بعد تیتر اضافه کنید، بعد یک فهرست، و کم کم صفحه را به چیزی شبیه یک سیستم شخصی تبدیل کنید.
منطق استفاده در Notion بر پایه بلوک هاست. هر پاراگراف، تصویر، جدول یا فهرست یک بلوک مستقل است که می گردد آن را جابه جا کرد، حذف کرد یا تغییر داد. این یعنی صفحه شما همواره زنده است و با فکر شما تغییر می نماید. اگر یک یادداشت ساده بعدها تبدیل به پروژه شد، لازم نیست آن را از نو بسازید.
یکی از کاربردی ترین شیوه ها، ساخت یک داشبورد شخصی است. صفحه ای که لینک پروژه ها، کارهای روزانه، یادداشت ها و تقویم در آن قرار گرفته است. این داشبورد می تواند خیلی ساده یا بسیار پیشرفته باشد. همه چیز به خودتان بستگی دارد.
برای تیم ها، شیوه استفاده کمی ساختاریافته تر می گردد. معمولا یک فضای مشترک ساخته می گردد که شامل پروژه ها، وظایف، مستندات و گزارش هاست. هر عضو تیم می تواند وظایف خودش را ببیند، تغییرات را ثبت کند و بدون ایمیل یا پیغام رسان، داخل همان محیط با دیگران هماهنگ گردد.
نکته مهم این است که Notion شما را مجبور به یک روش خاص نمی نماید. اگر روش کاری تان تغییر کند، ابزار هم با شما تغییر می نماید.
رابط کاربری و تجربه کار با سرویس
رابط کاربری Notion عمدا مینیمال طراحی شده است. در نگاه اول شاید حتی ساده تر از حد انتظار به نظر برسد. اما این سادگی باعث می گردد تمرکز کاربر روی محتوا بماند، نه روی دکمه ها و منوهای شلوغ.
همه چیز در یک ستون اصلی اتفاق می افتد. منوی کناری فقط برای دسترسی به صفحات است و مزاحم کار نمی گردد. تایپ کردن با اسلش، که منوی بلوک ها را باز می نماید، به مرور به یک عادت طبیعی تبدیل می گردد. این روش باعث می گردد دست شما همواره روی کیبورد بماند و جریان فکر قطع نگردد.
رابط کاربری در نسخه دسکتاپ، وب و موبایل هماهنگ است. البته تجربه موبایل بیشتر برای مشاهده و ویرایش های سریع مناسب است و برای ساخت ساختارهای پیچیده، نسخه دسکتاپ راحت تر است. با این حال، اپلیکیشن موبایل برای ثبت ایده ها یا چک کردن کارها کاملا قابل اتکاست.
سرعت سرویس در پروژه های بزرگ گاهی می تواند افت کند، مخصوصا اگر دیتابیس های سنگین و صفحات تو در تو داشته باشید. این یکی از معدود ضعف هایی است که کاربران حرفه ای تر به آن اشاره می نمایند. با این حال، در استفاده معمولی، تجربه کلی روان و قابل قبول است.
مقایسه تخیلی با ابزارهای قدیمی و سرویس های مشابه
اگر Notion را کنار ابزارهای قدیمی تر بگذاریم، تفاوت فلسفه کاملا معین می گردد. ابزارهایی مثل Evernote یا OneNote بیشتر روی یادداشت تمرکز داشتند. هرچند امکانات خوبی ارائه می دادند، اما یادداشت ها معمولا به جزیره های جدا از هم تبدیل می شدند.
در سمت دیگر، ابزارهایی مثل Trello یا Asana برای مدیریت پروژه عالی بودند، اما برای نوشتن و مستندسازی چندان انعطاف پذیر نبودند. کاربر مجبور بود برای هر نوع کار به یک سرویس جداگانه تکیه کند.
Notion کوشش می نماید این مرزها را بردارد. شما می توانید هم زمان یادداشت بنویسید، پروژه تعریف کنید و دیتابیس بسازید. این مزیت بزرگ آن است. اما همین نقطه قوت، می تواند برای برخی کاربران نقطه ضعف باشد. کسانی که دنبال یک ابزار خیلی معین و تک کاربردی هستند، شاید با آزادی بیش از حد Notion سردرگم شوند.
در مقایسه با سرویس های جدیدتر مبتنی بر هوش مصنوعی، Notion رویکرد محتاطانه تری دارد. ابزارهای هوش مصنوعی به عنوان یاری اضافه شده اند، نه محور اصلی. این باعث می گردد کاربر کنترل بیشتری داشته باشد، اما شاید برای کسانی که دنبال اتوماسیون کامل هستند، کمی محافظه کارانه به نظر برسد.
جمع بندی
Notion یک ابزار معمولی نیست. بیشتر شبیه یک جعبه ابزار فکری است که هر کس می تواند آن را مطابق احتیاج خودش بسازد. اگر دوست دارید همه چیز را یک جا داشته باشید و از ساختن سیستم شخصی لذت می برید، Notion انتخاب بسیار خوبی است.
نسخه رایگان برای شروع کاملا کافی است و حتی بسیاری از کاربران حرفه ای هم مدت ها بدون پرداخت هزینه از آن استفاده می نمایند. نسخه پولی زمانی معنا پیدا می نماید که Notion به ابزار اصلی کار تیمی شما تبدیل گردد.
در نهایت، Notion برای کسانی ساخته شده که می خواهند روی کارشان فکر نمایند، نه اینکه مدام بین ابزارهای مختلف سرگردان باشند.
سوالات رایج
آیا Notion کاملا رایگان است؟
خیر. نسخه رایگان دارد که برای کاربران فردی بسیار کاربردی است، اما نسخه های پولی امکانات تیمی و حرفه ای بیشتری ارائه می دهند.
آیا نسخه رایگان احتیاجهای روزمره را پوشش می دهد؟
بله. برای یادداشت برداری، مدیریت کارها و حتی پروژه های شخصی، نسخه رایگان کاملا کافی است.
Notion برای چه کسانی مناسب نیست؟
برای کسانی که فقط یک فهرست کار ساده می خواهند یا از ساختاردهی دستی خوششان نمی آید، شاید بیش از حد منعطف باشد.
آیا یادگیری Notion سخت است؟
شروع کار ساده است، اما استفاده حرفه ای احتیاج به کمی زمان و آزمون وخطا دارد.
آیا اطلاعات در Notion امن است؟
در سطح استانداردهای رایج سرویس های ابری عمل می نماید و برای استفاده عمومی و تیمی قابل اعتماد است.
نوشته های مرتبط با سرویس های اینترنتی
- سرویس Slack، ابزاری که گفت وگوی تیمی رها از ایمیل
دکتر علیرضا مجیدی
پزشک، نویسنده و بنیان گذار وبلاگ خبرنگاران
دکتر علیرضا مجیدی، نویسنده و بنیان گذار وبلاگ خبرنگاران .
با بیش از 20 سال نویسندگی ترکیبی مستمر در زمینهٔ پزشکی، فناوری، سینما، کتاب و فرهنگ.
باشد که با هم متفاوت بیاندیشیم!
دربارهٔ علیرضا مجیدی در خبرنگاران